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活动策划怎么组织?具体流程是什么?

活动策划怎么组织?具体流程是什么?

【摘要】:

1.策划阶段

当我们准备开始举办一个活动或者收到一个活动策划的任务时,了解活动举办的目标是我们首先需要进行的工作。

我们需要对活动举办的背景进行调查,回答为什么要做这个活动的问题。

根据这个目标,我们要确认活动的主题、时间、地点、预算、主要流程、资源和分工。

2. 筹备阶段

活动流程的设计是整个活动策划中最核心的部分,这个阶段往往包含了很多明确的目标,比如:

  • 编制预算
  • 确认场地
  • 寻找赞助商
  • 设计活动的物料
  • 搭建活动网站或报名链接
  • 活动的推广
  • 现场物料的制作

你要为这些任务预留合理的时间并明确每一个任务的负责人,这些任务大部分都必须在活动开始前一周甚至一个月就确认。

3. 现场执行

现场执行非常考验团队的执行和协作能力,一个活动是否成功的关键就在于执行。

基本上,现场执行可以分为以下几个部分:

场地布置:根据活动的规模不同,大型活动的现场执行可能在活动开始前几天就开始需要搭建场地,调试设备等。小型活动也应该至少提前一天或者提前数小时来完成场地的布置。

现场彩排:根据活动的流程设计,让嘉宾和工作人员进行一次彩排可以发现很多隐藏的问题,例如投影、灯光、音响是否调试得当,现场签到设备是否流畅。

过程控制:活动过程中对流程的控制非常重要,如果一个环节超时,其他的环节的时间就很可能被压缩甚至再超时,导致错过重要的时间节点。如果有条件可以安排专人来控制流程。

素材收集:为了后期总结和会后新闻发布的需求,活动现场往往需要采集一些照片和视频的素材,这个工作最好有专业的人员负责,甚至可以采购专门的服务。

活动撤场:活动结束后,需整理回收物料,确保重要的设备和物资无丢失损坏,并协助合作方完成撤场。

4. 复盘总结

活动结束后,往往还需要先完成结算相关款项,发布新闻稿等必要任务。

除此以外,复盘总结也是活动策划很重要的一项任务。

一场活动完成会收集到各类数据,比如活动网站的访问量、门票销售数据、互动反馈等等,另外还可以在会后寻求参与者、嘉宾、合作方的反馈作为复盘总结的资料。

如果有需要可以召开一次活动复盘会议,做一个活动总结报告并根据各方反馈评估活动效果,并提出改进方案。

为了更直观的展示一场活动的运营流程,我们整理了一张流程图:

本文转自:知乎